En fonction des effectifs de l’entreprise, certaines obligations sont obligatoires, nous allons vous les détailler dans cet article afin de vous permettre de vérifier si vous êtes en conformité en cas de contrôle.
Les obligations légales
De 1 à 10 salariés :
Participation à la formation professionnelle en fonction de la masse salariale
Mise en Place du Document Unique
Création du registre du personnel
Dès 11 salariés :
Mise en place de représentants du personnel au Comité social et économique (CSE)
Crédit d’heures devant être accordées par mois : 10h pour une entreprise de 11 à 24 salariés
Dès 20 salariés :
Elaboration obligatoire d’un règlement intérieur
Embauche obligatoire de personnes handicapées dans la proportion de 6% de son effectif total
Dès 25 salariés
Mise en place d’un réfectoire si les salariés le demandent
Dès 50 salariés :
Mise en place d’un CSE ayant une section dédiée à l’Hygiène, la Sécurité et les Conditions de travail
Mise en place possible de représentants de proximité
Les syndicats peuvent mettre en place un délégué syndical
Obligation de conclure un accord sur la participation aux résultats de l’entreprise
Obligation de verser la prime de partage des profits en cas de distribution de dividendes en hausse par rapport aux deux exercices précédents
Obligation de mettre en place un plan de sauvegarde de l’emploi en cas de projet de licenciement économique collectif (plus de 10 salariés sur 30 jours)
Elaboration d’une déclaration mensuelle des mouvements de personnel de l’entreprise pour la DARES
Les affichages obligatoires dans votre entreprise Alors ce n'est pas ce qu'il y a de plus esthétique sur les murs de l'entreprise mais tant que dirigeant d’une PME de moins de 50 salariés, vous êtes tenu d’une obligation d’information envers vos salariés et d'afficher un certain nombre d'informations :
Les horaires collectifs de travail
La mise en place d’un accord ou convention collective
Les coordonnées de l’inspection du travail
Le règlement intérieur (si il en existe un)
Les consignes incendies
L’avis sur les modalités d’accès au Document Unique d’Evaluation des Risques
Les Elections professionnelles
Lutte contre les discriminations
Lutte contre le harcèlement moral et sexuel
L’interdiction de fumer et de vapoter
Les correspondants de l’entreprise
Cette liste non exhaustive peut être envisagée soit par l’affichage au vu de l’ensemble des salariés soit être communiquée aux salariés par tout moyen. Un envoi par mail lors de leur prise de poste. Ou bien la possibilité d'y accéder à tout moment depuis le réseau de l'entreprise (intranet). Pour être sûr de ne rien oublier, il existe des panneaux d’affichages obligatoires gratuits prêts à imprimer et à afficher.
Quels sont les seuils d’effectifs pour les déclarations sociales ? Lorsqu’une entreprise augmente ses effectifs, de nouvelles obligations de déclaration peuvent avoir lieu. Voici les déclarations pour une entreprise entre 1 et 10 salariés :
La déclaration d’emploi des travailleurs handicapés doit être faite chaque mois dans la déclaration sociale nominative (DSN)
Le document unique d’évaluation des risques (DUER) doit être mis en place
Participation à la formation professionnelle continue au taux de 0,55% de la masse salariale
Le FNAL (Fond national d’aide au logement) est dû au taux de 0,10%
A Noter : les apprentis, les intérimaires, les salariés en formation continue et les salariés en CDD qui sont embauchés pour un remplacement (congé maternité, parental ou maladie) sont exclus du décompte des effectifs.
Focus déclaration sociale pour plus de 11 salariés Reprenons notre paragraphe précédent et détaillons les déclarations complémentaires pour les entreprises de plus de 11 salariés. En complément des déclarations obligatoires pour les entreprises de 1 à 10 salariés, vous devez pour les entreprises de 11 à 19 salariés :
Contribuer au financement des prestations complémentaires de prévoyance. Le forfait social s’applique au taux de 8% sur les contributions patronales de prévoyance complémentaire
Payer le versement mobilité transport
Avoir mis en place un comité social et économique (CSE)
Pour les entreprises de 20 à 49 salariés, il faut ajouter à tout cela :
La déclaration annuelle de l’emploi des personnes handicapées doit figurer dans la déclaration sociale nominative (DSN)
Le règlement intérieur est-il obligatoire ? Dès 50 salariés , le règlement intérieur devient obligatoire. Mais il est entièrement possible de le mettre en place en dessous de 50 salariés. Il devra comporter et fixer les obligations en matière de santé, de sécurité et de discipline. Comment le mettre en place ?
Rédaction du règlement intérieur par l’employeur
Consultation des représentants du personnel
Communication du règlement intérieur à l’inspection du travail
Dépôt et diffusion du règlement intérieur
Que doit-il contenir ?
Clauses obligatoires
Mesures d’application en matière de santé et sécurité
Participation des salariés aux conditions de travail (santé/sécurité)
Règles de discipline et sanctions possibles
Procédures disciplinaires
Les droits de défense des salariés
Disposition sur le harcèlement (moral, sexuel, …)
La date d’entrée en vigueur
Clauses interdites
Aucune clause contraire aux lois, aux règlements
Aucune clause restreignant les libertés individuelles ou collectives
Aucune clause de sanction discriminatoire ou financière
Le document unique : comment le mettre en place ? C'est un document obligatoire à toutes les entreprises. Cependant il s’agit d’une démarche qui doit être collective. Il est donc nécessaire de constituer un groupe de travail pour son élaboration. L’employeur peut s’adjoindre de toutes les compétences qu’il juge nécessaire mais ne se dégage pas de sa responsabilité. Voici les étapes pour le mettre en place : 1/ Constituer un groupe de travail avec différents représentants de l’entreprise 2/ Définir les unités de travail et regrouper les documents utiles 3/ Identifier les risques 4/ Hiérarchiser les risques au moyen d’une échelle de cotation 5/ Définir les actions de préventions 6/ Assurer le suivi des actions et mettre à jour le DUERP Le plus important est de bien définir les risques liés à votre activité en prenant bien en compte chaque poste de travail et les risques liés à chacun (chute, manipulation, manutention, machines, outils, équipements, risques routiers, bruit, produits chimiques, biologique, électrique, ambiance thermique, incendie, explosion, vibrations, travail sur écran, éclairage, milieu aquatique, agression physique/morale …) Vous pouvez lire mon article spécifique sur le sujet : ICI
Le livret d’accueil : une obligation ? Vous êtes vous déjà senti perdu lors de votre premier jour en entreprise ? Remis à chaque nouvel arrivant de l’entreprise, le livret d’accueil n’est pas obligatoire. En revanche il permet de présenter la structure et l’entreprise. C’est un outil d’intégration et de communication interne à ne pas négliger ! Si vous souhaitez vous montrer sous votre meilleur jour et mettre vos nouvelles recrues à l'aise, nous vous donnons quelques pistes de réflexion et de travail pour créer votre livret d’accueil. Les Objectifs
Faciliter les démarches du salarié dans la nouvelle entreprise
Présenter l’organisation de l’entreprise
Annoncer les éléments utiles et pratiques
C’est une vraie boîte à outils pour que le nouveau salarié puisse trouver toutes les réponses à ses questions.
Que doit-il contenir ?
Présentation de l’entreprise et ses services
La présence d’un règlement intérieur et de la convention collective
Les horaires de travail, les avantages, les coordonnées du CE…
Informations sur l’hygiène et la sécurité
Il n’y a pas d’éléments précis à faire figurer dans le livret d’accueil, il s’agit des besoins d’information et de communication propre à chaque entreprise. Le livret d’accueil permet de valoriser la marque employeur et d’intégrer plus facilement un employé qui effectue ses premiers pas dans l’entreprise.
RGPD : êtes-vous en conformité ? La démarche de conformité pour le Règlement Général sur la Protection des Données est une obligation depuis mai 2018 pour toutes les entreprises dès qu’il y a des données personnelles en possession de l’entreprise. Et quelles entreprises n'en ont pas ? A priori aucune. Dès lors que vous avez des fiches de paie, vous manipulez des données personnelles. Mais ne le percevez pas comme une contrainte technique ou juridique. C’est l’occasion de faire le point sur l’utilisation des services numériques de l’entreprise et de s’assurer que la protection des données personnelles a bien été prise en compte. Que faut-il faire ? 1- Définir un responsable des données : le DPO. Cela peut-être vous, le chef d'entreprise. 2- Recenser les traitements dans un registrev
Créer une fiche par activité recensée (clients, fournisseurs, salariés, … ) en définissant les informations complètes, les objectifs, la durée de conservation, l’accès aux données, les mesures de sécurité envisagées…
Trier les données, en s’assurant que les données conservées soient pertinentes et utiles à l’entreprise
Respecter les droits des administrés en les informant des conditions d’utilisation de leurs données et de leurs droits
3- Organiser et faciliter l’exercice des droits (droit d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de portabilité, de limitation des données…) 4- Sécuriser les données
La vérification des extincteurs : quelles obligations ? Une fois par an, vous devez faire vérifier vos extincteurs par un spécialiste agréé pour garantir leur efficacité en cas d’incendie et être en conformité avec la réglementation en vigueur. Chaque maintenance sera notifiée dans le registre de sécurité incendie et inscrite sur une étiquette collée sur l’extincteur. La réglementation sur les extincteurs en entreprise est très précise et obligatoire. Il faut avoir au minimum un extincteur portatif à eau pulvérisée de 6L pour 200m2 de surface, avec un minimum d’appareil par niveau. Certaines configurations et situations particulières exigent d’installer d’autres types d’extincteurs, cela dépend du risque d’incendie. Les véhicules professionnels doivent aussi être équipés d’un extincteur. Pour éviter tout risque, les extincteurs doivent être parfaitement signalés, identifiables et visibles. Pour améliorer la signalisation vous pouvez ajouter des panneaux extincteurs pour guider les personnes vers les emplacements les plus proches.
La visite médicale des salariés : obligatoire ou pas ? Chaque salarié doit bénéficier d’un suivi médical au cours de sa carrière, pour s’assurer qu’il ne subit aucune altération du fait de son emploi. La visite médicale est donc une obligation de plus et elle est avant tout préventive Elle permet pour le salarié :
De lui initier les actions de santé au travail pour le préserver
De le conseiller pour éviter ou diminuer les risques professionnels
Elle permet pour l’entreprise
De s’assurer du bon état de santé du salarié selon les risques qu’implique le travail demandé
De prévenir les risques de harcèlement moral ou sexuel
Quelle fréquence ? Depuis 2017, la fréquence des visites médicales a changé, elle est passé de 2 à 5 ans pour les salariés. Excepté pour les travailleurs de nuit, travailleurs handicapés et les titulaires d’une pension d’invalidité qui sont soumis à une visite tous les 3 ans. Les visites médicales interviennent certes à l’embauche d’un nouveau salarié en CDI, en CDD ou en intérim mais également pour la reprise du travail suite à un arrêt de 30 jours ou plus pour cause de maladie non professionnelle, congé maternité, accident du travail…
Nouveau salarié : comment le déclarer auprès de l'URSSAF ? Pour ceux et celles qui ne se reposent pas sur leur cabinet comptable pour gérer ces démarches, nous vous donnons la marche à suivre ! La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être faite par l’employeur dans les jours précédant la date d’embauche, que votre activité relève du régime général (URSSAF) ou du régime agricole (MSA). Ce processus permet :
D’établir la déclaration nominative préalable à l’embauche
Votre immatriculation en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale en cas de première embauche
L’immatriculation du salarié à la CPAM
L’affiliation à l’assurance chômage
Le déclenchement de la demande d’adhésion à un service de santé au travail
La déclaration d’embauche du salarié auprès de la médecine du travail pour la visite médicale obligatoire
De pré-établir la liste des salariés embauchés en vue de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)
Comment faire cette déclaration ? Première solution : demander à votre comptable (s’il est en charge de la gestion des paies de votre entreprise). Deuxième solution : A faire en interne : gratuitement par voie électronique sur le site http://swll.to/KOL4IQq via le site de l’URSAFF « DPAE service+ » ou par courrier recommandé au service Déclaration d’Embauche de l’URSAFF dont relève votre établissement. A savoir : en cas de non-déclaration du salarié, vous vous exposez à une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti soit 1056 € (art. L 121-11 du code du travail) pour travail dissimulé. La déclaration par voie électronique est OBLIGATOIRE si votre établissement a effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année précédente, au risque d’une sanction financière.
Les éléments clés d'une bonne facture... Lors de l’émission d’une facture, vous devez y faire figurer plusieurs mentions et informations obligatoires. Voici les indications obligatoires pour une facture :
Date d’émission de la facture
Numéro de facture (un numéro unique pour chaque facture, basé sur un ordre chronologique, sans trou, une facture ne pouvant être supprimée)
La date de la vente ou de la prestation de service
L’identité du vendeur (dénomination sociale, adresse, numéro de SIREN, Code NAF, forme juridique, RCS…)
L’identité du client (dénomination sociale, adresse du client - siège social et de facturation si différente)
Le numéro du bon de commande (si mentionné par le client lors de sa commande)
Le numéro d’identification à la TVA
La désignation et le décompte des produits et services (nature, marque, référence, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, remise…)
La somme totale à payer HT et TTC
Les informations sur le paiement (date du paiement, les conditions d’escomptes en cas de paiement anticipé, les taux de pénalité de retard ou de non-paiement)
L’existence et la durée de garantie si cela concerne les biens et produits vendus
Certaines factures doivent faire figurer des informations spécifiques Nous allons vous détailler quelques mentions particulières à connaître.
Le vendeur est membre d’un centre de gestion ou d’une association agréée ?
Ajouter la mention : « Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire sont acceptés ».
Vous êtes auto-entrepreneur ou au régime de franchise de TVA :
Ajouter la mention : « TVA non applicable, art. 293B du Code général des impôts »
Le sous-traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (auto-liquidation de la TVA) :
Ajouter la mention : « auto-liquidation de la TVA » et indiquer qu’il s’agit d’un montant HT
Les artisans ou micro entreprises exerçant une activité artisanale pour laquelle une assurance professionnelle est obligatoire :
Ajouter la mention : « Assurance souscrite au titre de l’activité »
Factures électroniques : comment ça fonctionne ? Ce n'est pas le sujet le plus passionnant d'autant qu'il est fastidieux mais il est d'importance. Aussi autant se faciliter la tache ! Il est tout à fait possible d’envoyer ses factures par voie électronique, sous réserve que l’acheteur formalise son acceptation. Dans tous les cas le format d’une facture dématérialisée doit être le même que celui d’une facture papier Sachez que depuis le 1er janvier 2020, dans le cadre de marchés publics, la facture électronique est devenue obligatoire pour les entreprises. Si vous cherchez un logiciel de facturation intuitif et gratuit nous ne vous recommandons que trop la solution Henrri (voir mon article spécifique sur le sujet) qui dispose en outre de fonctions de recouvrement, CRM etc. En plus, l’envoi électronique des factures permet un gain de temps dans l’envoi, un gain économique au niveau de l’affranchissement et un geste pour l’environnement en évitant les impressions papier. A savoir : les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables. Elles peuvent être conservées sous forme papier ou électronique.
Pourquoi avoir des cgv à jour ? Les Conditions Générales de Vente (CGV) définissent les conditions de pré-contractualisation d’une vente entre l’entreprise et son client. Elles regroupent l’ensemble des informations essentielles pour le bon déroulement de la vente et constitue ainsi une protection efficace en cas de litige. Les mentions à faire figurer :
Conditions de règlement, délais de paiement et pénalités de retard en mentionnant les indemnités pour frais de recouvrement.
Les éventuelles réductions de prix et conditions d’escompte
Barème des prix unitaires
Le droit de rétractation, d’annulation, de résiliation
Les clauses de réserve de propriété
Les clauses limitatives de responsabilité
Les clauses relatives en cas de force majeure
Il s’agit bien évidemment d’une liste non exhaustive. Vous devez adapter vos CGV selon votre activité, vos produits et services. Veillez à bien vous renseigner sur les conditions de vente de votre activité et selon le mode de la transaction, les délais de rétractation sont différents s’il s’agit d’une vente directe en boutique, en démarchage ou en vente en ligne. Les CGV doivent obligatoirement être un document écrit communiqué au client par tout moyen constituant un support durable (liées à votre devis, facture, page sur votre site internet…). Vous voulez en savoir plus, n'hésitez pas, contactez moi 😉
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