8 Points clés pour améliorer les performances de son entreprise
INTRODUCTION : IDENTIFIER LES PROBLÈMES ET LEURS CAUSES
Constater le problème est souvent le premier pas vers sa résolution. Il arrive bien entendu qu'une entreprise soit confrontée à des difficultés. Il arrive que ces difficultés soient passagères mais ne remettent pas en question l'activité de l'entreprise et son fonctionnement à moyen et long terme. Dans d'autres cas, les écueils rencontrés peuvent nécessiter une remise en cause en profondeur afin d'aller voir où les grains de sable se sont installés. Lorsqu'en effet se dessinent des dysfonctionnements qui tendent à s'installer de façon durable au sein de l'entreprise, générant avec eux des problèmes également durables, notamment de trésorerie, il importe de prendre les choses de front pour avoir une vision globale de la situation. Sans pour autant céder à la panique mais avec la volonté d'avancer de façon constructive. C'est ainsi, en essayant de déterminer le dysfonctionnement, que l'on parviendra à identifier sa ou ses causes. Cette saine attitude requiert de la lucidité et une certaine prise de distance avec le problème, l'entreprise ainsi que les différentes composantes de la situation. Quelques outils peuvent aider à adopter cet état d'esprit et à s'engager dans cette démarche. Commence alors un parcours qui peut s'apparenter à une aventure, une aventure dont vous et vos collaborateurs sortirez grandis.
1/ TROUVER DE NOUVEAUX CLIENTS
Avez-vous déjà pris le temps de faire le point sur votre portefeuille clients ?
Cela peut paraître une évidence, mais il est pourtant ô combien important de prendre ce temps lorsqu'une entreprise connaît une période de turbulence.
Après vous être penché sur les causes du ou des dysfonctionnements de votre société, un état des lieux de la clientèle semble également essentiel. La crise que vous êtes actuellement en train de vivre signifie que, dans tous les cas, vous allez devoir amorcer un changement dans votre fonctionnement et votre organisation.
Alors profitez-en pour faire le point !
Les clients avec lesquels vous travaillez en ce moment, et parfois depuis de nombreuses années, vous apportent-ils ce dont vous avez besoin, à savoir des rentrées d'argent suffisantes et régulières mais également une activité raisonnable ainsi qu'une visibilité ?
Vos clients sont-ils toujours satisfaits de votre offre, ou ont-ils de nouveaux besoins, notamment depuis la crise sanitaire ? Pouvez-vous répondre à ces attentes en faisant évoluer vos produits et/ou services ?
Peut-être vous apercevrez-vous qu'il peut être opportun et même pertinent de cibler un autre type de clientèle, sans pour autant vous séparer de vos clients « historiques » ?
Peut-être vous rendrez-vous compte aussi que votre activité ou les services que vous proposez sont susceptibles d'intéresser une clientèle beaucoup plus large que vous ne le pensiez auparavant ?
2/ MIEUX COMMUNIQUER ET FAIRE CONNAÎTRE SON ENTREPRISE
Si elles restent importantes pour contribuer à la visibilité d'une entreprise, les actions de communication classiques telles que flyers, cartes de visite, enseignes, décors de véhicule, phoning, mailing, médias... sont toutefois insuffisantes pour trouver de nouveaux clients aujourd'hui. À l'heure où la publicité est omniprésente et où chacun est envahi quotidiennement de messages publicitaires en tous genres, la publicité comme on l'entendait il y a quelques années encore fait face à ses limites. Les entreprises désireuses de communiquer pour développer leur activité doivent ainsi s'ouvrir à d'autres champs d'action. À l'heure de la société numérique, il importe en effet de réussir à se distinguer pour séduire de nouveaux clients. Et en la matière, rien de tel que de permettre aux prospects de découvrir par eux-mêmes ce que vous avez à proposer par le biais de la communication digitale. Pour cela, ayez votre propre site internet, et optimisez son référencement sur les moteurs de recherche afin que les personnes effectuant une recherche en rapport avec votre activité puissent vous trouver facilement. Utilisez également les réseaux sociaux, et partagez le maximum d'informations pour donner envie aux internautes de vous contacter. Que vous proposiez un service, un produit, une formation, une prestation artistique ou intellecturelle (photos, articles, livres...), faites-le savoir et faites-les tester !
3/ FIDÉLISER LES CLIENTS EXISTANTS
Trouver de nouveaux clients ne signifie pas nécessairement oublier et renier les clients existants, mais simplement faire évoluer l'entreprise et l'ouvrir à de nouvelles opportunités. Bien évidemment, si vos clients vous apportent entière satisfaction, vous auriez tort de ne pas les conserver, surtout au regard de la situation actuelle : des clients satisfaits, c'est en effet la garantie d'une image positive et d'un bouche- à-oreille potentiellement fructueux. C'est aussi une économie de temps et d'argent ; trouver de nouveaux clients implique d'allouer à cette démarche un budget. Et puisqu'il n'y a pas de petites économies, si vous avez la possibilité de vous dispenser de cette dépense, il serait dommage de s'en priver. C'est donc le moment où jamais de prendre soin de vos clients et de leur donner envie de rester à vos côtés. À vous de les convaincre en mettant en place une politique de fidélisation efficace ! Pour cela, posez-vous les bonnes questions, à savoir : que recherchent aujourd'hui mes clients pour être pleinement satisfaits ? Réponse : Outre une prestation, un produit ou un service de qualité, les clients veulent de la rapidité, de l'efficacité et maîtriser leur budget. Le temps est en effet précieux dans nos sociétés actuelles.
4/ AMÉLIORER LA QUALITÉ
Si vous ne l'avez pas déjà fait, alors il est plus que temps ! L'étude des causes du dysfonctionnement de votre entreprise aura peut-être permis de mettre en lumière une faille au niveau de la qualité. Une faille que vous n'aviez peut-être pas identifiée jusque là, qui n'était pas remontée jusqu'à vous ou à laquelle vous n'aviez pas forcément prêté attention. Mais le problème auquel vous êtes confronté quant à la santé de votre société vous indique clairement qu'il va désormais falloir vous orienter vers une démarche qualité si vous souhaitez voir la fin du tunnel. Pour cela, l'expérience client est de loin l'indicateur le plus fiable. Alors n'hésitez pas à solliciter vos clients afin qu'ils vous expriment leurs sentiments quant à leur satisfaction. Vous pourrez ensuite tenir compte de ces retours pour adapter la production de vos produits ou services. En procédant de la sorte, en donnant à vos clients l'opportunité d'exprimer leur avis, vous anticipez d'éventuels litiges ou mécontentements. Nulle entreprise n'est parfaite en effet, et nulle société n'est à l'abri d'une défaillance. L'essentiel est de savoir se remettre en cause le moment venu pour avancer et tendre vers l'excellence.
5/ AMÉLIORER LA TRÉSORERIE
C'est le nerf de la guerre comme on l'affirme communément. Et ce n'est pas sans raison si cette expression s'applique à tous les domaines. L'argent et les fonds sont indispensables à la bonne marche de votre société. Si vos rentrées financières sont en chute libre depuis quelque temps, c'est la vie de votre entreprise qui est en péril. Une trésorerie déficitaire, c'est en effet une difficulté pour investir, et donc pour se développer. Cela peut être également des difficultés pour payer les salariés, lesquels peuvent alors perdre leur motivation. Et c'est le cercle infernal qui s'installe ! Une trésorerie dans le rouge doit impérativement être une situation temporaire. Alors à vos idées pour faire face et inverser la tendance ! Et n'hésitez surtout pas à solliciter vos collaborateurs, ils sont les premiers (après vous) à être concernés par les difficultés de « leur » entreprise, et ont par ailleurs logiquement une connaissance précise de leur secteur d'activité. N'ayez pas peur de les mettre à contribution. Pensez également à mettre en place un budget prévisionnel ! Chiffrer précisément les actions à venir permet en quelque sorte de baliser le chemin, savoir où l'on va et quelle direction prendre. Vous avez un projet à concrétiser ? Le retranscrire en chiffres vous aidera à y parvenir plus sereinement. Et peut-être aussi plus efficacement. Ne négligez pas non plus le suivi (fin et précis) du prévisionnel. Vous pourrez en effet agir en temps réel et adapter votre démarche si nécessaire.
6/ GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
On a coutume de dire que pour relancer la machine, il faut du carburant. Dans le cas d'une entreprise, le carburant se compose de différents éléments, à commencer par les salariés et les collaborateurs. Est-ce que vos salariés sont motivés par leur travail ? Prennent-ils du plaisir à s'y rendre chaque jour ? Si votre société connaît actuellement un épisode chaotique, souhaitons-le transitoire, la question de la motivation de votre personnel semble plus que jamais d'actualité. Chaque dirigeant aspire, idéalement, à recruter des personnes passionnées par leur métier désireuses de mettre leurs compétences et leur expertise au service d'une entreprise. Et cela arrive, fort heureusement, relativement souvent. Le recrutement doit ainsi permettre de mettre en lumière la véritable motivation du candidat et son intérêt pour le poste proposé. Mais même le plus passionné des salariés peut un jour perdre de sa motivation, parce qu'il ne se sent pas à sa place au sein de l'entreprise, parce qu'il ne se sent pas reconnu, que son travail n'est pas valorisé ou qu'il n'a pas de perspective d'évolution, voire encore que le cadre de travail n'est pas propice au plaisir ou au bien-être. Or on sait aujourd'hui que la productivité d'une entreprise repose en majeure partie sur les salariés. Des salariés non motivés n'auront pas l'envie de s'impliquer à la hauteur de leurs compétences, ce qui nuira à terme à la productivité. Alors posez-vous la question : comment puis-je développer la motivation de mes employés ?
7/ GAGNER EN RENTABILITÉ
Parmi les points qu'il importe d'aborder lorsqu'une entreprise est sur une mauvaise pente, la rentabilité est dans bien des cas au cœur du ou des problèmes. Là encore, le moment est peut-être venu de remettre les choses à plat et d'engager un changement en profondeur, cela bien entendu sans pour autant modifier la structure même de la société ou son activité. Simplement se poser les bonnes questions sur ce qui peut nuire à une rentabilité optimale, et comment l'améliorer. Trop souvent, les TPE réalisent leurs devis "à l'aveugle", sans tenir compte de l’impact qu’auront ces contrats potentiels sur leur résultat prévisionnel. Pour pallier cette mauvaise habitude, il est essentiel de surveiller sa rentabilité en temps réel. Si un problème de rentabilité peut évidemment être lié directement au prix de vente des produits vendus ou des services proposés, il peut également être en lien avec de nombreux autres paramètres. Profitez-en pour effectuer un état des lieux de votre offre commerciale, et le cas échéant cibler en priorité les produits ou services à forte valeur ajoutée. D'autre part, il est souvent très pertinent de réévaluer ses charges dans le but d'essayer de les porter à la baisse. Qu'en est-il de vos contrats fournisseurs ? De vos frais généraux ? Une autre piste à explorer peut être la sous-traitance. Certaines entreprises n'osent pas confier un travail ou une tâche à des sous- traitants par peur de « perdre de l'argent ». Or, c'est généralement en s'entêtant à réaliser soi-même ou en interne un travail pour lequel on ne possède pas les compétences requises que l'on perd de l'argent. Il faut en effet savoir investir de temps en temps pour optimiser sa rentabilité
8/ OPTIMISER L’ORGANISATION ET LA GESTION DU TEMPS
Le temps dans une entreprise est précieux, et le quotidien a vite fait de grignoter cette fameuse ressource. D'où l'importance d'être organisé ! Essayez de mesurer le temps alloué à vos différentes tâches afin d'identifier les actions les plus chronophages, et ainsi formaliser les processus opérationnels. Il n'est pas question d'imposer un cadre drastique à ses équipes mais simplement de faire en sorte que le temps soit utilisé de la meilleure des façons. Les réunions par exemple, si elles sont essentielles à la bonne marche d'une entreprise en permettant des temps d'échange et des réflexions visant à aboutir sur un plan d'action et des résultats, on constate encore trop souvent leur manque d'efficience. A quoi ressemblent les réunions au sein de votre entreprise ? S'agit- il de réunions qui durent à n'en plus finir ? De réunions générales où sont conviés tous les salariés ? Une réunion qui s'éternise ne porte que rarement ses fruits. Courte, dynamique, ciblée, une réunion a ainsi toutes les chances d'être efficace. Au-delà du temps à optimiser, penchez-vous aussi sur la pertinence de confier telle ou telle mission à l'un de vos collaborateurs plutôt qu'à un autre. L'objectif : améliorer votre organisation et votre gestion du temps.
CONCLUSION
En aucun cas alarmante, la situation que vous vivez en ce moment doit néanmoins faire l'objet de la plus grande attention. Prenez-la comme une parenthèse et l'occasion de redonner un souffle nouveau à votre société ! Bien souvent, face à une situation difficile, le manque d’organisation, de visibilité et l’isolement conduisent progressivement le dirigeant au bord de la rupture professionnelle et personnelle. C’est pourquoi, BJ Consulting propose un accompagnement au plus proche du dirigeant. Notre objectif est de trouver les meilleures solutions pour pérenniser votre activité tout en vous aidant à retrouver un confort de vie !